Cómo equipar la oficina de una agencia de selección o trabajo temporal: guía completa

El punto de partida

La agencia de selección/ETT procesa candidatos por cientos: CVs, entrevistas presenciales y por vídeo, contratos ágiles y datos personales a espuertas con el RGPD mirando fijamente. En esta guía de EnMiOficina encontrarás una respuesta clara y práctica.

Lo que define el día a día de una agencia de selección o trabajo temporal

• Criba de CVs y bases de datos de candidatos
• Entrevistas presenciales y por videollamada
• Contratación ágil (ETT) con volumen documental
• Coordinación con empresas cliente

Equipo a equipo: prioridades y criterio

Monitor

Doble pantalla por técnico: CV contra oferta contra agenda; y una sala de entrevistas por vídeo con cámara y luz cuidadas: también se juzga a la agencia.

Ordenador

El ATS/CRM abierto todo el día: equipos ágiles; las entrevistas por vídeo piden webcam y micro decentes por puesto.

Impresora

Contratos ETT en volumen: láser eficiente; la firma digital de contratos va comiéndose el papel a gran velocidad (y bendita sea).

Escáner de documentos

DNI, titulaciones y certificados al expediente del candidato: escaneo ágil en recepción para no hacer esperar a nadie con su documentación en la mano.

Silla de trabajo

Jornadas de teléfono y pantalla: ergonomía completa; la sala de espera de candidatos, digna: es la primera impresión del empleador.

Sai y protección eléctrica

La base de candidatos y la agenda de entrevistas: SAI en servidor/puestos clave; un día de selección con sistemas caídos es un día de candidatos perdidos.

Nas y copias de seguridad

La base de datos de candidatos ES el activo (y una bomba RGPD): cifrado, retención definida (¡los CVs caducan!) y copias rigurosas.

Destructora de documentos

CVs impresos y notas de entrevista: P-4 mínimo y purga sistemática: el candidato descartado tiene derecho al olvido.

Auriculares con micrófono

El teléfono es media jornada de un técnico de selección: boom cómodo con descuelgue integrado; la voz cansada entrevista peor.

Red y conectividad

Videoentrevistas estables (salas cableadas) y WiFi de candidatos separado en recepción.

Software y nube

El ATS (seguimiento de candidatos) con parsing de CVs y RGPD integrado (consentimientos, caducidades): la agencia sin ATS compite en desventaja estructural.

Telefonía

Centralita con colas en campañas y WhatsApp Business para citaciones: el candidato joven confirma por mensaje, no por llamada perdida.

Iluminación del puesto

Salas de entrevista con luz amable y pareja (presencial y en cámara): la entrevista es conversación, no interrogatorio de fluorescente.

Archivo y organización física

Expedientes de candidatos con consentimiento y caducidad, contratos ETT con plazos laborales: el archivo aquí se PODA por obligación, no solo se guarda.

Por dónde empezar

Si el presupuesto obliga a elegir, el orden que recomendamos: primero lo que protege el negocio (copias de seguridad y seguridad básica), después lo que usa el cuerpo cada hora (silla, monitor, ergonomía), y por último las mejoras de flujo (digitalización, telefonía, automatización).

Conclusión

Si sigues estos pasos, el resultado será un puesto de trabajo más cómodo y productivo.