Cómo organizar el archivo de un despacho de traducción

El contexto de un despacho de traducción

El despacho de traducción vive de plazos, precisión y confidencialidad: documentos ajenos a menudo sensibles, herramientas TAO con memorias que son su capital, y jornadas enteras de texto en pantalla. Esta guía resume la experiencia práctica de cientos de puestos de trabajo.

Lo específico de este caso

Encargos entregados con sus fuentes por cliente/año (las reclamaciones tardías existen), juradas copiadas y numeradas según normativa: archivo digital impecable.

Criterios generales que también aplican

Digital primero

Todo lo que llega en papel se digitaliza con OCR y patrón de nombres; el papel original se archiva o destruye según su valor legal. El archivo que se busca es el digital.

El papel que queda, bajo control

Archivadores etiquetados por criterio único (cliente o año, no mezcla), armarios con llave para lo confidencial y purga anual programada con la destructora.

Retención con criterio

Cada tipo documental tiene su plazo (fiscal, laboral, contractual): una tabla de retención de una página evita tanto tirar de más como acumular décadas.

En resumen

Para un despacho de traducción, la decisión sobre archivo y organización física se resume en aplicar los criterios generales del equipo con la prioridad que marca su día a día: traducción con herramientas tao y memorias y gestión de encargos con plazos duros.

Si sigues estos pasos, el resultado será un puesto de trabajo más cómodo y productivo.