Paso a paso
Cómo escanear documentos a PDF buscable (con OCR)
Qué vas a conseguir
Configurar tu escáner o multifunción para que todo lo digitalizado sea PDF con texto buscable, y aplicar OCR a documentos ya escaneados. Te lo explicamos paso a paso, con criterios técnicos y ejemplos reales de oficina.
Qué necesitas antes de empezar
- Escáner o multifunción con su software instalado
- 10 minutos de configuración inicial
Paso a paso
- Abre el software de escaneo del fabricante y busca el formato de salida.
- Selecciona «PDF buscable» o «PDF con OCR» (no «PDF imagen» ni JPG).
- Fija la resolución en 300 dpi y color automático.
- Define el destino: carpeta de red o local organizada (por ejemplo, Escaneos/2026/).
- Guarda esta configuración como perfil predeterminado o asígnala a un botón del escáner.
- Prueba: escanea una factura y busca en el PDF una palabra del contenido (Ctrl+F).
- Para archivos antiguos sin OCR: herramientas por lotes como el OCR de Adobe Acrobat, PDF24 u OCRmyPDF procesan carpetas completas.
Un consejo que ahorra tiempo
Consejo: Nombra los archivos con un patrón estable (AAAA-MM-DD_proveedor_concepto) y el buscador de Windows + OCR harán el resto: archivo documental sin software de gestión.
Resultado
Con estos criterios podrás tomar una decisión informada y evitar los errores más habituales.
Preguntas frecuentes
¿300 dpi es suficiente?
Para documentos, sí: es el equilibrio estándar entre precisión de OCR y tamaño de archivo. 600 dpi solo para originales muy pequeños o fotos.
¿El OCR modifica el documento?
No: añade una capa de texto invisible sobre la imagen original, que permanece intacta como evidencia visual.
