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Cómo organizar el archivo de una promotora o constructora pequeña
El contexto de una promotora o constructora pequeña
La constructora pequeña vive entre la caseta de obra y la oficina: certificaciones, mediciones, subcontratas, seguridad y salud, y un flujo de facturas y albaranes por obra que decide si el margen existe o se evapora. En esta guía de EnMiOficina encontrarás una respuesta clara y práctica.
Qué cambia en este sector
Libro de órdenes, certificaciones, contratos y documentación de seguridad con plazos de responsabilidad LARGOS (décadas en estructural): archivo por obra, sagrado.
Criterios generales que también aplican
Digital primero
Todo lo que llega en papel se digitaliza con OCR y patrón de nombres; el papel original se archiva o destruye según su valor legal. El archivo que se busca es el digital.
El papel que queda, bajo control
Archivadores etiquetados por criterio único (cliente o año, no mezcla), armarios con llave para lo confidencial y purga anual programada con la destructora.
Retención con criterio
Cada tipo documental tiene su plazo (fiscal, laboral, contractual): una tabla de retención de una página evita tanto tirar de más como acumular décadas.
En resumen
Para una promotora o constructora pequeña, la decisión sobre archivo y organización física se resume en aplicar los criterios generales del equipo con la prioridad que marca su día a día: presupuestos, mediciones y certificaciones de obra y coordinación de subcontratas y seguridad (cae).
Aplica estas recomendaciones y notarás la diferencia en tu día a día de trabajo.
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