Por profesión
Cómo organizar el archivo de una agencia inmobiliaria
El contexto de una agencia inmobiliaria
La inmobiliaria vive en la calle y en el CRM: fotos de inmuebles, portales, contratos y llamadas incesantes. Su oficina es escaparate para el cliente y central de datos para el equipo comercial que entra y sale todo el día. Te lo explicamos paso a paso, con criterios técnicos y ejemplos reales de oficina.
La recomendación específica
Expedientes de operación (encargo, arras, contrato, KYC) completos y localizables: digital por operación y el papel firmado original bajo llave el plazo que toque.
Criterios generales que también aplican
Digital primero
Todo lo que llega en papel se digitaliza con OCR y patrón de nombres; el papel original se archiva o destruye según su valor legal. El archivo que se busca es el digital.
El papel que queda, bajo control
Archivadores etiquetados por criterio único (cliente o año, no mezcla), armarios con llave para lo confidencial y purga anual programada con la destructora.
Retención con criterio
Cada tipo documental tiene su plazo (fiscal, laboral, contractual): una tabla de retención de una página evita tanto tirar de más como acumular décadas.
En resumen
Para una agencia inmobiliaria, la decisión sobre archivo y organización física se resume en aplicar los criterios generales del equipo con la prioridad que marca su día a día: captación con fotos y vídeo de inmuebles y publicación y gestión en portales inmobiliarios.
Recuerda revisar esta información periódicamente: la mantenemos actualizada en EnMiOficina.
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