Por profesión
Cómo organizar el archivo de una agencia de viajes
El contexto de una agencia de viajes
La agencia de viajes vive entre GDS, portales de proveedores y clientes que comparan con internet: su valor es el asesoramiento, y su tecnología debe darle velocidad de búsqueda, expedientes impecables y disponibilidad en incidencias de viaje. Aquí tienes todo lo que necesitas saber, explicado sin rodeos.
Qué cambia en este sector
Expedientes de viaje combinado con sus plazos legales de conservación, seguros y facturación: digital por expediente, completo y localizable.
Criterios generales que también aplican
Digital primero
Todo lo que llega en papel se digitaliza con OCR y patrón de nombres; el papel original se archiva o destruye según su valor legal. El archivo que se busca es el digital.
El papel que queda, bajo control
Archivadores etiquetados por criterio único (cliente o año, no mezcla), armarios con llave para lo confidencial y purga anual programada con la destructora.
Retención con criterio
Cada tipo documental tiene su plazo (fiscal, laboral, contractual): una tabla de retención de una página evita tanto tirar de más como acumular décadas.
En resumen
Para una agencia de viajes, la decisión sobre archivo y organización física se resume en aplicar los criterios generales del equipo con la prioridad que marca su día a día: búsqueda y reserva en múltiples sistemas (gds, mayoristas) y expedientes de viaje con bonos y documentación.
Si sigues estos pasos, el resultado será un puesto de trabajo más cómodo y productivo.
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