Por profesión
Cómo organizar el archivo de una editorial pequeña
El contexto de una editorial pequeña
La editorial gestiona manuscritos, correcciones, maquetas, imprentas y derechos: un flujo documental largo donde las versiones importan tanto como el texto. Su tecnología es modesta pero la disciplina de archivo lo es todo. Aquí tienes todo lo que necesitas saber, explicado sin rodeos.
Qué cambia en este sector
Contratos de derechos (décadas de vigencia), artes finales y correspondencia editorial: el archivo ES la editorial; digital ordenado por título y autor.
Criterios generales que también aplican
Digital primero
Todo lo que llega en papel se digitaliza con OCR y patrón de nombres; el papel original se archiva o destruye según su valor legal. El archivo que se busca es el digital.
El papel que queda, bajo control
Archivadores etiquetados por criterio único (cliente o año, no mezcla), armarios con llave para lo confidencial y purga anual programada con la destructora.
Retención con criterio
Cada tipo documental tiene su plazo (fiscal, laboral, contractual): una tabla de retención de una página evita tanto tirar de más como acumular décadas.
En resumen
Para una editorial pequeña, la decisión sobre archivo y organización física se resume en aplicar los criterios generales del equipo con la prioridad que marca su día a día: recepción y evaluación de manuscritos y edición y corrección con versiones controladas.
Recuerda revisar esta información periódicamente: la mantenemos actualizada en EnMiOficina.
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