Paso a paso
Cómo organizar los archivos de un equipo para encontrarlos siempre
Qué vas a conseguir
Estructura de carpetas y nombres que funciona con 3 o con 30 personas: convenciones simples que sobreviven años. Vamos al grano: esto es lo que de verdad importa sobre este tema.
Paso a paso
- Estructura por cómo BUSCÁIS, no por cómo llegó: Clientes/Cliente/Año/Proyecto suele ganar a Año/mes/cosas.
- Máximo 3-4 niveles de profundidad: la carpeta a 7 clics no existe.
- Nombres con patrón: AAAA-MM-DD_cliente_documento_v01 ordena solo y se busca solo.
- Versionado honesto: v01, v02, FINAL prohibido (siempre hay post-final); mejor: fecha o el historial de versiones de la nube.
- UNA fuente de verdad: el archivo vive en la carpeta compartida; el correo lleva ENLACES, no adjuntos que se multiplican.
- Carpeta _ARCHIVO por área para lo cerrado: lo vivo se ve, lo muerto no estorba.
- Escribid la convención en una página pegada a la raíz (LÉEME): la estructura que no se documenta se degrada en meses.
El consejo del experto
Consejo: Test de la estructura buena: una persona nueva encuentra el contrato del cliente X de 2024 en menos de un minuto sin preguntar.
Si sigues estos pasos, el resultado será un puesto de trabajo más cómodo y productivo.
