Concepto
Qué es el archivo definitivo frente al archivo de gestión y por qué importa en la oficina
Qué es el archivo definitivo frente al archivo de gestión
El archivo de gestión es lo vivo (expedientes en curso, a mano); el definitivo, lo cerrado que se conserva por obligación o valor. Confundirlos llena las oficinas de papel muerto y los discos de carpetas zombis. Esta guía resume la experiencia práctica de cientos de puestos de trabajo.
Lo esencial
- Gestión: cerca, ordenado por operativa; definitivo: denso, ordenado por criterio de búsqueda futura
- Cada tipo documental tiene su plazo: la tabla de retención decide traslados y destrucciones
- El traslado anual (enero) de gestión a definitivo es el rito que mantiene el sistema
- Digital: misma lógica con carpetas _ARCHIVO y permisos de solo lectura
Cómo aplicarlo
Programa el «cierre de ejercicio documental»: un día al año en que lo cerrado viaja al definitivo y lo caducado, a la destructora. El resto del año, la oficina respira.
Aplica estas recomendaciones y notarás la diferencia en tu día a día de trabajo.
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