Checklist
Checklist de equipamiento para una empresa de eventos
Por qué esta checklist
Repasa punto por punto si la oficina de una empresa de eventos tiene cubierto lo esencial: cada elemento incluye el criterio específico del sector. Aquí tienes todo lo que necesitas saber, explicado sin rodeos.
La checklist completa
✓ Monitor
Producción con doble pantalla (cronograma + comunicaciones); en el evento mandan móviles, tablets y la carpeta de emergencia impresa.
✓ Ordenador
Portátiles potentes que viajan al venue: el equipo de producción trabaja donde el evento esté, con todo sincronizado en nube.
✓ Impresora
Escaletas, acreditaciones y señalética de urgencia: láser color rápida en oficina y un plan B de impresión cerca de cada venue.
✓ Escáner de documentos
Contratos de proveedores y permisos (ocupación, sonido, seguros) al expediente del evento: el papel legal del evento se pide siempre en el peor momento.
✓ Silla de trabajo
Las semanas previas son maratones de silla y las del evento, de pie: ergonomía en oficina y calzado técnico en campo.
✓ Sai y protección eléctrica
En oficina, lo estándar; en evento, la eléctrica es del venue: llevar regletas protegidas propias y SAI pequeño para el puesto de control es oficio.
✓ Nas y copias de seguridad
Expedientes por evento (contratos, planos, cronogramas, fotos): nube compartida con copia; el histórico de eventos es la biblioteca de presupuestos futuros.
✓ Destructora de documentos
Listados de asistentes y datos de acreditaciones: P-4 y purga post-evento conforme a lo pactado con el cliente.
✓ Auriculares con micrófono
En oficina, llamadas sin fin: boom cómodo; en evento, walkies o sistemas de intercom: otra categoría que también hay que dimensionar.
✓ Red y conectividad
La de la oficina es fácil; la del evento se AUDITA en cada venue: cobertura, WiFi de producción propio (router 4G/5G en la mochila) y nunca depender del WiFi del recinto.
Último repaso
Guarda esta lista y repásala cada vez que montes o revises un puesto de trabajo: dos minutos de comprobación evitan horas de incidencias.
