Por profesión
Cómo organizar el archivo de una ONG o asociación
El contexto de una ONG o asociación
Una ONG o asociación gestiona socios, subvenciones y voluntariado con presupuesto mínimo y obligaciones máximas: justificaciones al céntimo, datos personales sensibles y una rotación de personas que exige que el conocimiento viva en sistemas, no en cabezas. Vamos al grano: esto es lo que de verdad importa sobre este tema.
Lo específico de este caso
Justificaciones con plazos largos de conservación (auditorías años después), actas y libros de la entidad: archivo digital por proyecto/convocatoria y el físico sellado, localizable.
Criterios generales que también aplican
Digital primero
Todo lo que llega en papel se digitaliza con OCR y patrón de nombres; el papel original se archiva o destruye según su valor legal. El archivo que se busca es el digital.
El papel que queda, bajo control
Archivadores etiquetados por criterio único (cliente o año, no mezcla), armarios con llave para lo confidencial y purga anual programada con la destructora.
Retención con criterio
Cada tipo documental tiene su plazo (fiscal, laboral, contractual): una tabla de retención de una página evita tanto tirar de más como acumular décadas.
En resumen
Para una ONG o asociación, la decisión sobre archivo y organización física se resume en aplicar los criterios generales del equipo con la prioridad que marca su día a día: gestión de socios, cuotas y remesas y justificación de subvenciones con papeleo exhaustivo.
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