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Cómo organizar el archivo de una academia online (e-learning)
El contexto de una academia online (e-learning)
La academia online produce y vende formación digital: grabación de cursos, plataforma LMS, marketing y soporte a alumnos. Su oficina es un pequeño estudio de producción con un negocio de software alrededor. Vamos al grano: esto es lo que de verdad importa sobre este tema.
Lo específico de este caso
Másters de cursos versionados, contratos con colaboradores y facturación: archivo digital por curso/edición con copia externa religiosa.
Criterios generales que también aplican
Digital primero
Todo lo que llega en papel se digitaliza con OCR y patrón de nombres; el papel original se archiva o destruye según su valor legal. El archivo que se busca es el digital.
El papel que queda, bajo control
Archivadores etiquetados por criterio único (cliente o año, no mezcla), armarios con llave para lo confidencial y purga anual programada con la destructora.
Retención con criterio
Cada tipo documental tiene su plazo (fiscal, laboral, contractual): una tabla de retención de una página evita tanto tirar de más como acumular décadas.
En resumen
Para una academia online (e-learning), la decisión sobre archivo y organización física se resume en aplicar los criterios generales del equipo con la prioridad que marca su día a día: producción de vídeo y materiales didácticos y gestión de la plataforma lms y matrículas.
Si sigues estos pasos, el resultado será un puesto de trabajo más cómodo y productivo.
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